Cara Mengisi Buku Kas Umum

Buku kas umum memiliki peran penting dalam memantau kondisi finansial pada sebuah badan usaha baik pengusaha mikro maupun makro. Oleh karenanya penting sekali memiliki buku kas umum. Untuk mengetahui bagaimana cara mengisi buku kas umum beserta contohnya? Simak ulasan berikut!

Mengenal Apa Itu Buku Kas

Buku Kas memuat informasi yang sifatnya sangat penting mengenai perkembangan keuangan dalam sebuah perusahaan. Dengan adanya buku kas, seseorang dapat mengetahui bagaimana kondisi perkembangan keuangan dalam perusahaan.

Segala sesuatu yang berkaitan dengan perusahaan merupakan hal yang sangat penting. Oleh karena itu, pencatatan keuangan harus dilakukan sebaik mungkin, detail, terperinci, dan rapi dalam satu dokumen.

Dilansir dari laman OJK, pengertian buku kas adalah media pencatatan segala informasi terkait kas perusahaan. Di dalam buku kas terdapat detail pencatatan mengenai penerimaan, kredit, serta pengalihan tunai.

Umumnya, pencatatan ditulis sesuai standar agar semua orang dapat dengan mudah memahaminya. Selain itu, semua pihak bisa melihat seluruh keadaan finansial perusahaan sehingga memudahkan dalam mengamati sumber pendapatan maupun pengeluaran.

Kondisi keuangan perusahaan dan beragam jenis transaksi dapat dilihat dari buku kas agar dapat digunakan sebagai rujukan dalam berbagai hal. Selain itu, tidak sedikit berbagai keputusan menyangkut perusahaan diputuskan karena mengamati dari kondisi keuangan yang ada.

Itulah mengapa sangat penting mengetahui kondisi keuangan khususnya buku kas serta pertambahan maupun pengeluaran perusahaan. Dengan buku kas, perusahaan dapat melakukan analisis sehingga dapat membuat rencana keuangan yang tepat untuk ke depannya.

Ketika dari awal sudah dilakukan pencatatan buku kas yang detail dan rapi, maka berbagai macam analisis untuk rencana keuangan di masa berikutnya juga akan lebih mudah dan lancar.

Misalkan ketika usaha kamu mengalami kerugian pada satu periode, kamu dapat menganalisis aliran dana yang masuk dan keluar. Di sana, akan tercatat bahwa angka penjualan lebih rendah dibandingkan pembelian atas bahan produksi sehingga bisa dilakukan evaluasi untuk mengatasi masalah tersebut.

Dari ilustrasi ini menunjukkan bahwa keberadaan buku kas sangat penting untuk kamu yang menjalankan sebuah usaha.

Cara Mengisi Buku Kas Umum

Pada dasarnya, pencatatan buku kas bisa dikondisikan dengan kebutuhan atau kondisi finansial perusahaan. Namun, jika kamu mencari referensi cara mengisi buku kas umum yang umumnya digunakan di beberapa perusahaan, bisa ikuti beberapa metode berikut.

Folio Dwi Halaman (Scontro)

Folio dwi halaman atau scontro adalah penulisan buku kas yang membuat 2 muka halaman dimana halaman 1 adalah debit dan lainnya adalah kredit. Halaman debit membuat catatan pemasukan atau informasi uang kas bertambah serta asal uang.

Pada halaman debit, terdapat 4 kolom yang berisi sebagai berikut:

1. Pada kolom pertama digunakan untuk mencatat tanggal masuk uang
2. Kolom kedua digunakan untuk mencatat keterangan singkat, jelas, dan mudah dipahami mengenai informasi pemasukan
3. Kolom ketiga berisi nomor urut yang berasal dari pemasukan uang sehingga kas bertambah
4. Kolom keempat berisi jumlah uang masuk yang disesuaikan input tanggalnya.

Pada halaman berikutnya adalah halaman kredit yang berisi catatan pengeluaran uang. Sama seperti halaman debit, halaman kredit juga terdiri dari 4 kolom, yaitu:

1. Kolom pertama untuk mengisi tanggal
2. Kolom kedua untuk memasukkan keterangan mengenai pengeluaran uang, yakni tujuan pengeluaran dan kemana uang tersebut diberikan
3. Kolom ketiga berisi nomor urut pengeluaran dana
4. Kolom keempat diisi dengan catatan keluarnya uang pada tgl yang tercantum.

Folio Satu Halaman

Cara mengisi buku kas umum selanjutnya adalah dengan folio satu halaman. Umumnya, cara yang ini biasa digunakan untuk perusahaan berskala kecil karena lumayan praktis. Untuk kolom keterangan pemasukan dan pengeluaran terdapat pada halaman yang sama.

Di dalam folio satu halaman, terdapat 5 unsur yang harus ada, yaitu:

1. Kolom pertama digunakan untuk mengisi tanggal
2. Kolom kedua digunakan untuk mengisi keterangan tentang pemasukan dan pengeluaran kas
3. Kolom ketiga  digunakan untuk mengisi nomor urut bukti kas, baik pemasukan ataupun pengeluaran
4. Kolom keempat  digunakan untuk mengisi jumlah saldo kas
5. Kolom kelima digunakan untuk mengisi jumlah nominal pengeluaran buku kas.

Tabelaris

Cara lainnya yang bisa kamu coba adalah Tabelaris, yaitu berisi lajur-lajur yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Untuk membuat buku kas Tabelaris juga lumayan praktis dimana halaman sebelah kanan berisi kredit dan sebelah kiri merupakan debit.

Pada dasarnya, ketiga cara tersebut bisa kamu buat dengan mudah dan praktis melalui Microsoft Excel. Kamu dapat memanfaatkan fitur-fitur pada Microsoft Excel sehingga mengurangi kesalahan dalam pencatatan kas. Untuk mempermudah proses pengisian buku kas lewat Excel, kamu harus mengerti rumus-rumus.

Jurnal Kas

Selain ketiga cara mengisi buku kas umum di atas, jurnal kas juga mempunyai fungsi yang tidak kalah penting. Meskipun jurnal kas umumnya digunakan untuk perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, metode ini juga sangat berguna untuk mengecek kas masuk dan keluar. Hal yang membedakan terletak pada transaksi dimana jurnal kas hanya memasukkan transaksi tunai saja.

Jurnal kas dapat dikelompokkan menjadi jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas. Jurnal penerimaan kas memuat semua data penerimaan buku kas dari pemasukan penjualan dagang serta pembayaran atau pelunasan piutan. Sementara itu, jurnal pengeluaran kas berisi catatan data semua pengeluaran kas mulai dari pembayaran beban hingga pembayaran hutang.

Cara Membuat Buku Kas yang Mudah dan Praktis

Nah, bagi yang memiliki pekerjaan untuk membuat laporan kas, sangat direkomendasikan untuk memanfaatkan perangkat komputer atau laptop dan menggunakan Microsoft Excel. Tujuannya adalah supaya dapat meminimalisir adanya kesalahan perhitungan dan sebagainya. Kamu hanya perlu mempelajari format serta rumus Excel agar memudahkan dalam memasukkan pembukuan.

Berikut langkah-langkah dalam pembuatan buku kas menggunakan Microsoft Excel, antara lain:

1. Membuat format buku kas

Langkah pertama adalah membuat format buku kas dengan Excel, seperti menuliskan judul Buku Kas pada sel A1. Lalu, membuat tabel di bagian bawahnya. 

Misalkan, buat 7 kolom dengan urutan yang pertama adalah tanggal, bukti, keterangan, kode, debet, kredit, dan saldo.

2. Membuat rumus saldo

Selanjutnya adalah buat rumus saldo berjalan dengan mengklik sel G4 dan masukkan rumus berikut:

IF(OR(E4<>0;F4<>0);SUM(E$4:E4)-SUM(F$4:F4);0)

Untuk penulisan koma serta titik pada rumus disesuaikan dengan settingan masing-masing komputer atau laptop.

Setelah itu, copy format rumus tersebut di sel G sampai ke bawah.

3. Membuat rumus jumlah

Misalkan pada baris ke 15, kamu masukkan rumus berikut: SUBTOTAL(9;E4:E19).

Rumus ini kamu bisa copy ke sel sebelahnya, sehingga jumlah dari informasi debet dan kredit akan secara otomatis terisi.

Demikian informasi lengkap mengenai cara mengisi buku kas umum serta contoh format buku kas umum dengan MIcrosoft Excel. Namun, apabila kamu masih mengalami kesulitan dalam pembuatannya, ada banyak aplikasi akuntansi atau pencatatan buku kas berbayar yang bisa digunakan. Dengan aplikasi tersebut, kamu juga bisa mengakses informasi buku kas kapan saja dan dimana saja karena menggunakan basis cloud computing. Semoga bermanfaat!