Home » Cara Kerja » Cara Kerja Customer Service

Cara Kerja Customer Service

Bagaimana cara kerja Customer service? Secara umum, customer service adalah segala aktivitas yang ditujukan kepada nasabah, untuk memberikan pelayanan dan kepuasan yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan para nasabah.

Di sebuah perusahaan, peranan customer service sendiri sangat penting. Selain itu, di dunia perbankan seorang CS bertugas untuk menjalin hubungan dengan baik bersama masyarakat dan memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Customer service perbankan selalu melayani nasabah dengan baik, sopan, ramah dan dapat merayu calon nasabah untuk menjadi nasabahnya dengan berbagai macam cara. Selain itu, CS juga mampu menjaga nasabah yang lama untuk tetap setiap menjadi nasabah mereka.

Apa Saja Fungsi Customer Service?

Walaupun fungsi utama customer service melayani setiap keluhan dan permasalahan nasabah/pelanggan, biasanya CS juga mempunyai beberapa fungsi di bawah ini :

  • Sebagai Penerima Tamu

Umumnya, meja kerja seorang CS berada di bagian depan ruang kantor yang menandakan jika Kamu harus selalu siap menerima dan melayani tamu kantor dari berbagai macam kalangan, baik itu dari pelanggan, supplier, pelanggan, maupun pihak lain.

Oleh karenanya, berikan perhatian secara penuh, berikan informasi apa saja yang diperlukan dan jawablah pertanyaan tamu dengan sopan.

  • Sebagai Customer Relation Office

Kamu juga harus bisa menjalin hubungan dengan baik bersama kien atau pelanggan supaya mereka merasa senang, puas, bahkan semakin yakin dengan perusahaan tempatmu bekerja.

Kamu harus menguasai dan menggunakan bahasa persuasif supaya pelanggan/nasabah tetap bertahan.

  • Sebagai Deskman

Mengingat fungsinya sebagai deskman, Kamu yang berprofesi sebagai customer service juga harus mampu melayani berbagai macam permohonan yang diajukan oleh tamu, seperti mengisi formulir dan membantu data-data sebagai persyaratan.

  • Sebagai Salesman

Selain bagian marketing, Customer Service juga bisa dikatakan sebagai ujung tombang sebuah perusahaan karena ikut menentukan keberhasilan perusahaan tersebut.

Kamu harus mampu menjelaskan segala hal tentang jasa atau produk yang ditawarkan supaya calon pelanggan pun tertarik membeli atau menggunakan produk maupun jasa yang ditawarkan.

  • Sebagai Komunikator

Seorang komunikator ialah penghubung antara pihak luar atau pelanggan dengan perusahaan yang berkepentingan dengan perusahaan itu sendiri.

Kamu juga berkewajiban untuk memberikan kemudahan ke para klien atau tamu, siap menerima keberatan atua keluhan, dan  bersedia sebagai tempat berkonsultasi.

Tugas Seorang Customer Service

Secara umum, tugas dari customer service itu sendiri meliputi :

  1. Memberikan informasi lengkap tentang produk perusahaan menyesuaikan kebutuhan calon pelanggan, pelanggan, dan juga non-pelanggan.
  2. Menjagga nama baik dan citra perusahaan dengan melayani pelanggan atau calon pelanggan dengan profesional, ramah, dan sopan.
  3. Menjalin hubungan baik yang terjadi antara pelanggan maupun pihak tertentu yang berkepentingan dengan perusahaan.
  4. Menjawab semua pertanyaan yang berhubungan dengan prosedur, aturan, dan kebijakan yang berlaku dalam perusahaan.
  5. Dapat mengatasi keluhan sekaligus menyelesaikan masalah-masalah para pelanggan supaya tetap loyal.
  6. Dapat memberikan penjelasan yang baik dan mudah dimengerti oleh pelanggan yang berlatar belakang pendidikan dan ekonomi yang bervariasi.
  7. Menjadi perantara antara perusahaan dan pelanggan dengan meneruskan keluhan para pelanggan ke manajemen perusahaan, agar bisa dilakukan perbaikan secepatnya.

Cara Kerja Customer Service

Cara Kerja Customer Service

Cara Kerja Customer Service | Img: Freepik.com

Untuk bisa memberikan pelayanan memuaskan kepada pelanggan, maka karyawan yang berprofesi sebagai Customer Service harus menguasai dan memahami cara kerja Customer Service sesuai standar perusahaan. Di bawah ini ada beberapa langkah cara kerja dari customer service, diantaranya :

  1. Berpenampilan rapi dan bersih, memakai seragam yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dan mampu memberikan kesan memikat konsumen/pelanggan.
  2. Bersikap akrab, ramah, dan percaya diri dalam melayani para nasabah dan menunjukkan mimik wajah yang tulus dan menarik, serta tak dibuat-buat.
  3. Ketika pelanggan datang, staf customer service harus terlebih dahulu menyapanya dengan suara yang lembut dan penuh kesopanan. Usahakan Kamu menyembutkan nama klien/pelanggan supaya lebih akrab sekaligus menunjukkan sikap bahwa Kamu menghargai mereka.
  4. Mendengarkan keluhan atau kebutuhan pelanggan dengan seksama, sopan, dan sabar, lalu menanggapi dan membantu menyelesaikan permasalahan mereka dengan tenang, serta tidak terburu-buru.
  5. Memberikan penjelasan atau jawaban menggunakan bahasa yang benar, baik, dan mudah dimengerti pelanggan.
  6. Selalu bersemangat, dapat menunjukkan profesionalisme sekaligus menunjukkan kemampuan dalam melayani pelanggan secara prima dengan cara memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan.
  7. Tidak memotong atau menyela pembicaraan pelanggan, sekaligus menghindari kalimat bersifat teguran, sindiran atau yang menimbulkan perdebatan.
  8. Meyakinkan customer dengan penjelasan dan argumen yang logis serta memuaskan.
  9. Apabila permasalahan yang diadukan atau dikeluhkan oleh pelanggan sulit diatasi, maka Kamu selaku staf customer service bisa memohon bantuan pegawai lain di perusahaan yang dapat membantu mengatasi persoalan pelanggan.
  10. Jika pada waktu itu, pelanggan masih belum bisa dilayani, sebaiknya Kamu meminta maaf kepada mereka dan memohon pengertian pelanggan, dengan menjelaskan alasannya, lalu beritahukan kepada mereka kapan pastinya pelanggan akan segera dilayani.

Keahlian yang Wajib Dimiliki Oleh Customer Service

Sebagai customer service, maka Kamu harus mempunyai skill atau kemampuan di bawah ini :

  • Mampu Berkomunikasi

Sebagai customer service, Kamu harus mampu menghadapi berbagai macam karakter pelanggan.

Maka dari itu, Kamu harus bisa berkomunikasi dengan baik, sehingga pelanggan merasa dihargai. Imbasnya keluhan atau masalah yang dialami oleh pelanggan akan lebih mudah mendapatkan solusinya.

  • Sikap Penuh Perhatian dan Sabar

Pelanggan yang kecewa biasanya datang menyampaikan keluhan atau permasalahannya dengan emosi. Tipe pelanggan seperti inilah yang harus Kamu hadapi dalam keadaan tenang.

Oleh karena itu, Kamu sebagai staf customer service harus mampu mengendalikan emosi, penuh perhatian dan sabar menghadapi pelanggan.

  • Pengetahuan Tentang Produk atau Jasa Perusahaan

Setiap customer yang datang pastinya mengharapkan penjelasan detail tentang hal apa saja yang ditanyakan.

Maka dari itu, customer service harus mengetahui bahkan menguasai seluruh informasi mengenai produk/jasa perusahaan, prosedur, dan kebijakan yang berlaku.

  • Mampu Mengelola Waktu

Sebagai customer service, Kamu dituntut dapat melayani setiap customer dengan baik sesuai waktu atau jam kerja perusahaan.

Oleh karena itu, Kamu harus dapat menyelesaikan keluhan dan masalah pelanggan secara efektif dan dapat mengendalikan supaya pelanggan tak terlalu menyita banyak waktu.

  • Mampu “Membaca”Pelanggan

Kemampuan ini adalah hal terpenting dalam memberikan pengalaman dan melakukan personalisasi kepada pelanggan.

Oleh karena itu, Kamu harus betul-betul mengenali pelangganmu supaya tidak terjadi kesalahpahaman.

  • Memiliki Keterampilan Persuasif

Keterampilan yang satu ini diperlukan supaya Kamu dapat meyakinkan calon customer untuk memakai produk maupun jasa yang disediakan oleh perusahaan.

  • Memiliki Keterampilan Berakting

Apapun persoalan yang sedang Kamu hadapi, sebagai seorang customer service Kamu harus dapat mengesampingkan masalah tersebut ketika melayani customer dengan tetap terlihat ceria dan menjaga emosi.

Walaupun terlihat mudah, cara kerja customer service, kewajiban dan tugasnya memang tidak bisa dianggap sepele. Adapun tanggung jawab paling besar bagi seorangi customer service ialah harus mampu memberikan pelayanan yang terbaik dan memuaskan para pelanggan.