Home » Cara Kerja » Cara Kerja ERP

Cara Kerja ERP

Enterprise Resource Planning atau ERP merupakan solusi ideal untuk meninkatkan produktivitas perusahaan melalui penyediaan informasi nyata. Adapun alasan kehadiran konsep ERP itu sendiri ialah dikarenakan umumnya perusahaan akan melakukan integrasi siste, departemen maupun divisi yang terpisah meskipun masih satu kesatuan. Lalu, bagaimana cara kerja ERP? Namun sebelumnya, simak ulasan tentang definisi ERP terlebih dahulu!

Definisi ERP

ERP merupakan singkatan dari 3 kata yaitu enterprise sebagai organisasi/perusahaan, resource sebagai sumber daya, dan planning sebagai perencanaan. Dimana ketiga kata ini menggambarkan sebuah konsep yang akhirnya lebih menekankan terhadap aspek perencanaan.

Pengertian umum ERP ialah sebuah konsep untuk mengelola dan merencanakan sumber daya sebuah perusahaan, berbentuk paket aplikasi integrasi serta multi modul untuk mendukung dan melayani berbagai macam fungsi pada perusahaan, membuat pekerjaan lebih efisien serta dapat memberikan pelayanan yang lebih baik untuk konsumen, sehingga dapat memberikan nilai tambah sekaligus memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan.

Manfaat ERP

Saat ini ERP sudah menjadi bagian yang terpenting bagi infrastruktur perusahaan yang bisa berperan dalam kelangsungan hidup organisasi/perusahaan itu sendiri.

Sistem ERP ini hadir sebagai penunjang bisnis sekaligus dapat meningkatkan produktifitas. Adapun cara kerja ERP sendiri ditentukan berdasarkan ketiga elemen di atas, entrprise, resource, dan planning.

Sistem kerja ERP mempunyai server atau data terpusat sebagai tempat penyimpanan seluruh informasi perusahaan. Diman setiap pihak berkepentingan, seperti manajer, mempunyai akses terhadap seluruh data atau hanya data tertentu saja yang dapat diakses manajer sesuai bidang yang dikelolanya.

Sedangkan biasanya para karyawan hanya mempunyai akses terbatas, yakni hanya bisa mengakses informasi-informasi bersifat umum saja. Dalam sistem ini, biasanya ada tugas admin yang mengelola semua data tersebut supaya terstruktur sesuai kelompoknya.

Berikut beberapa manfaat dari sistem ERP, diantaranya :

  • Mempermudah Proses atau Pengendalian Bisnis

Sistem ERP dapat mempermudah proses monitoring bisnis berikut pengendaliannya. Sistem ERP ini bisa memberikan informasi apa saja yang diperlukan pembuat keputusan sekaligus membantu mereka untuk membuat prediksi dan menentukan berbagai langkah yang harus dilakukan.

  • Fungsi Otomatisasi

Sistem ERP juga mempunyai fungsi otomatisasi untuk menjamin informasi berjalan lancar. Sehingga proses bisnis bida berjalan lancar juga responsive.

  • Dapat Menyatukan Berbagai Unit

Software ERP menyediakan sistem secara terpusat yang bisa mempersatukan berbagai macam unit dalam ekosistem perusahaan. Sehingga ekosistem perusahaan bisa terintegrasi secara maksimal.

  • Lebih Fleksibel

Cara kerja ERP memungkinkan sebuah perusahaan yang tengah berkembang lebih flekisbel serta bisa beradaptasi dengan setiap kebutuhan perusahaan nantinya.

Implementasi Sistem ERP

Sebenarnya implementasi sistem ERP sendiri tergantung pada ruang lingkup perubahan, ukuran bisnis, berikut peran serta konsumen/pelanggan. perusahaan membutuhkan jasa konsultais, jasa pendukung dan kustomisasi.

Migrasi data adalah salah satu aktivitas terpenting untuk menetapkan kesuksesan implementasi ERP. Akan tetapi migrasi data perusahaan yang dapat menentukan kesuksesan pada implementasi ERP itu sendiri, diantaranya:

  1. Mengidentifikasi data-data yang nantinya akan dimigrasi.
  2. Menetapkan kapan waktu migrasi data.
  3. Menetapkan alat migrasi data.
  4. Membuat template data.
  5. Menetapkan pengarsipan data.
  6. Memutuskan apa saja persiapan yang berkaitan dengan migrasi.

Kelebihan Cara Kerja ERP

Ada beberapa keunggulan yang ditawarkan jika menerapkan cara kerja ERP ini, diantaranya :

  • Akurasi Data dan Integrasi Bisnis

ERP mempunyai sistem didalamnya yang terdiri atas modul-modul beserta sub modul untuk mewakili sebuah komponen bisnis.

Ketika sebuah data dimasukkan ke suatu modul, maka modul yang lainnya seperti persediaan dan pembayaran akan diperbaharui otomatis, secara real time.

  • Manajemen dan Perencanaan Sistem Informasi

Pada sistem ERP terdapat tools untuk mendukung pengambilan keputusan terbaik, seperti alat perencanaan dan simulasi. Dengan alat inilah pihak manajemen dapat memanfaatkan sumber daya secara tepat.

Selain itu, sistem ERP di sini juga dapat membantu penyajian dan pembuatan laporan standar untuk keperluan manajemen yang juga dapat diakses kapan pun saat diperlukan.

  • Peningkatan Produktivitas dan Efisiensi Perusahaan

Sistem ERP bisa membuat aktivitas rutin lebih efisien dan efektif. Seperti proses pemesanan, kinerja pemasok, pengiriman, manajemen kas, manajeen kualitas, serta realisasi penjualan. Seluruh proses ini dapat berjalan lebih sederhana dan lebih cepat.

  • Pembentukan Standarisasi Dalam Prosedur

Sistem ERP diciptakan sesuai standar internasional, lalu diadopsi perusahaan untuk menerapkannya.

Dengan menggunaka sistem ERP ini, proses kerja perusahaan pun lebih terstruktur serta tak tergantung pada pihak pekerja tertentu.

Kekurangan dari Sistem ERP

Meskipun memiliki sejumlah kelebihan, namun sistem ERP juga masih terdapat beberapa kekurangan, diantaranya :

  1. Biaya sistem ERP bisa dikatakan sangat mahal
  2. Kustomisasi terbatas pada software ERP
  3. Perekayasaan kembali bisnis untuk proses penyesuaian berdasarkan standar industri yang telah dideskripsikan sistem ERP daat membuat keuntungan kompetitif hilang
  4. ERP terlihat sangat sulit untuk beradaptasi dengan proses bisnis dan jalur kerja tertentu di beberapa organisasi
  5. Sistem ERP bisa sangat kompleks jika dibandingkan keperluan pelanggan
  6. Data dalam sistem ERP ada pada satu tempat, misalnya saja : pelanggan data keuangan. Dimana hal tersebut dapat meningkatkan resiko hilangnya informasi yang bersifat sensitif jika terjadi pembobolan terkait sistem keamanan.

Cara Kerja ERP

Cara Kerja ERP

Cara Kerja ERP | Img: Freepik.com

Bagaimana Cara Kerja ERP?

Penerapan atau cara kerja ERP berisi tentang poin-poin yang bisa dijadikan sebagai pedoman untuk implementasi ERP, berikut :

  1. ERP adalah bagian infrastruktur perusahaan, memiliki peranan sangat penting bagi kelangsungan hidup sebuah perusahaan. Setiap bagian dan orang yang berpengaruh terhadap adanya sistem ERP wajib terlibat serta harus memberikan dukungan penuh.
  2. Sistem ERP hadir untuk mendukung peningkatan produktivitas perusahaan dan fungsi bisnis, bukan sebaliknya. Adapun tujuan dari implementasi ERP ialah guna menaikkan daya saing sebuah perusahaan.

Apa Saja Contoh ERP?

  1. Purchasing
    Sistem ERP mempunyai modul pembelian untuk mempercepat pembelian peralatan dan bahan baku yang dibutuhkan.
  2. Sales Order Processing 
    Seluruh organisasi komersial akan memperoleh keuntungan dari penjualan dan sumber daya mereka.
    Sistem ERP mempunyai modul penjualan untuk mengimplementasikan fungsi dari penempatan pesan, pengiriman, penjadwalan pesanan, dan juga faktur.
  3. Production Planning 
    Modul produksi berfungsi untuk membantu mengoptimalkan dan merencanakan kapasitas produksi, komponen, suku cadang, serta sumber daya material.
    Hal tersebut bisa dilakukan karena pada modul ada data perkiraan penjualan dan produksi historis.
  4. Financial Accounting 
    Modul akuntansi keuangan dalam ERP merupakan inti dari seluruh sistem yang ada dalam software ERP itu sendiri.
    Pada modul tersebut seluruh data keuangan lalu dikumpulkan diantara berbagai macam departemen fungsional, oleh karena itu bisa menghasilkan sebuah laporan keuangan.
  5. Human Resources
    Modul SDM (Sumber Daya Manusia) pada sistem ERP bisa membantu proses pengelolaan SDM dan modal manusia.
    Dimana modul SDM tersebut secara berkala melakukan pemeriksaan databse pegawai/karyawan lengkap, seperti informasi kontak, kehadiran, promosi, evaluasi kinerja, dan detail gaji.

Nah, itulah ulasan tenang cara kerja ERP, pengertian, keuntungan dan kelamahan menggunakan sistem ERP dalam sebuah perusahaan. Semoga bermanfaat!