Cara Follow Up Customer Lewat WhatsApp Agar Cepat Closing💛

Pindahlubang.com | Cara follow up customer lewat WhatsApp merupakan pembahasan yang penting untuk diketahui para pebisnis online. Pasalnya, follow up diperlukan untuk meningkatkan kemungkinan transaksi calon pelanggan. Sedangkan WA dipilih karena menjadi media komunikasi yang paling efektif dan populer. 

Banyak pemilik usaha yang melupakan kegiatan follow up dan membiarkan calon pelanggan pergi begitu saja. Padahal, diyakinkan sedikit saja akan melakukan pembelian. Itulah kenapa, Kamu harus membujuknya dan memberikan penawaran yang menarik. 

Tapi bagaimana teknik follow up yang benar jika dilakukan via WhatsApp? Adakah hal-hal penting yang harus diperhatikan? Langsung cek saja penjelasan lengkapnya di bawah ini. 

Apa Itu Follow Up Customer? 

Sebelum menerangkan cara follow up customer lewat WhatsApp, Kamu harus tahu definisi dan tujuannya. Jadi, sebenarnya follow up itu ada dua macam. Ada yang dilakukan kepada calon pelanggan dan customer tetap. 

Follow up sendiri definisinya adalah upaya untuk menindaklanjuti interaksi dengan pihak tertentu. Biasanya dilakukan kepada klien atau pelanggan. Sedangkan follow up customer yaitu menindaklanjuti interaksi yang sempat terjadi dengan customer yang bertujuan untuk kesepakatan. 

Banyak pelaku bisnis online yang lupa tidak menindaklanjuti calon pembeli setelah interaksi pertama. Akibatnya, kesepakatan gagal terjalin, sehingga pembelian tidak jadi dilakukan. Bukankah ini merugikan usahamu juga? Yang mana harusnya produk laku terjual, malah gagal karena tidak melakukan follow up. 

Di samping itu, dengan melakukan follow up bisnismu juga mudah diingat oleh customer. Ini terbukti ketika Kamu mengiriminya pesan WhatsApp beberapa kali, entah memberikan penawaran atau menanyakan kesepakatan. Karena sering mendapatkan WA, otomatis tidak mudah dilupakan. 

Terkadang ada calon pembeli yang menghubungi tokomu terlebih dahulu hanya karena penasaran. Kalau tidak ditindaklanjuti, bisa menghilangkan potensi transaksi. Karena kemungkinan pembeli tersebut masih ragu dan butuh diyakinkan sedikit lagi. 

Begitu pula kepada customer yang sudah melakukan transaksi. Penting pula untuk melakukan follow up kepadanya. Kamu bisa mengucapkan terima kasih setelah transaksi atau memberikan penawaran lain. Dengan begitu, peluang pembelian berikutnya juga makin besar. 

Cara follow up customer lewat WhatsApp mungkin terlihat sederhana, tapi dampaknya sangat besar terhadap bisnis. Kamu akan mendapatkan keuntungan, pelanggan juga merasa puas dengan layanan yang diberikan. Sayangnya, masih banyak yang melupakannya. 

Cara Follow Up Customer Lewat WhatsApp

Sekarang akan dijelaskan bagaimana cara melakukan follow up yang baik dan benar. Dipilihnya WhatsApp karena memang aplikasi satu ini yang paling sering digunakan berkomunikasi. Jadi, sangat efektif kalau menindaklanjuti calon pelanggan lewat WA. 

Sebenarnya melakukan follow up via WhatsApp itu sangat mudah. Kuncinya yaitu menemukan frekuensi dan waktu yang tepat. Agar tidak menerima penolakan dari customer, Kamu bisa lihat teknik dan cara yang benar di bawah ini:

1. Ucapkan Salam dan Memperkenalkan Diri

Yang pertama, jangan lupa untuk memberikan salam pembuka ketika melakukan follow up kepada customer. Ini merupakan etika berkomunikasi yang paling penting, terlebih terhadap orang yang baru dikenal. Kamu bisa mengucapkan “Assalamu’alaikum,” “Selamat Pagi,” atau lainnya. 

Di samping itu, perkenalan diri juga diperlukan. Misalkan Kamu menyebutkan nama toko sebelum memberikan penawaran. Di sini Kamu bisa menggunakan kata sapaan agar terkesan akrab dan tidak terlalu kaku. Contohnya Bunda, Kak, Sis, Kawan, atau lainnya yang sesuai konsep toko. 

2. Pakai Kata yang Sopan dan Beretika

Jangan lupakan cara follow up customer lewat WhatsApp yang kedua ini. Komunikasi via media digital itu sering sekali menimbulkan kesalahpahaman jika tidak ditulis dengan benar. Karena itulah, Kamu harus meminimalisir customer salah paham dengan menggunakan kalimat yang tepat. 

Tetap junjung sopan santun meskipun yang bisa ditangkap oleh pelanggan hanyalah sebuah tulisan. Jangan menggunakan kata-kata kasar atau menuntut. Sebaiknya Kamu pahami sifat customer yang berbeda-beda. Tidak melulu pakai kalimat formal, tapi pilihlah yang sopan dan beretika. 

3. Jangan Basa-Basi yang Berlebihan

Menggunakan kalimat pembuka untuk basa-basi dengan customer memang perlu. Hal ini untuk menghilangkan kesan kaku, sehingga calon pembeli merasa nyaman saat bertransaksi. Tapi yang harus diingat, lakukanlah sewajarnya dan jangan berlebihan. 

Bisa jadi, Kamu terlalu fokus basa-basi dan malah lupa dengan tujuan follow up. Akibatnya, customer mengubah keputusan. Sebaiknya Kamu lakukan secara singkat, jelas, dan padat. Tujuannya supaya kesepakatan transaksi lebih cepat tercapai. 

 4. Berikan Penjelasan yang Lengkap

Di sinilah cara follow up customer lewat WhatsApp yang paling penting. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah meningkatkan penjualan produk dan jasa. Maka yang harus Kamu lakukan adalah memberikan detailnya secara jelas. 

Meskipun dijelaskan dengan lengkap, sebaiknya tetap lakukan secara to the point dan sesuai yang ditanyakan oleh customer. Berikan penawaran yang sesuai dengan kebutuhannya. Kalau pelanggan puas, maka akan mudah ambil keputusan untuk melakukan pembelian. 

5. Pilih Waktu Terbaik

Follow up memang tidak cukup dilakukan sekali. Ada customer yang ragu dan harus diyakinkan hingga berkali-kali. Tapi jangan menjadikan hal tersebut sebagai alasanmu untuk spam chat. Tetap perhatikan waktu yang paling tepat untuk mengirimkan WhatsApp.

Pilih waktu yang tidak mengganggu customer, contoh saat jam istirahat atau makan siang. Tapi kebiasaan pelanggan itu berbeda-beda. Solusi yang paling mudah yaitu lihat jam berapa pelanggan tersebut menghubungi tokomu sebelumnya. Kemudian kirim WA di jam itu. 

6. Pahami Kebutuhan dan Masalah Customer

Sering kali calon pelanggan itu menghubungi tokomu karena masih bingung atau ada permasalahan lain. Di sinilah follow up berperan. Agar pembeli potensial tersebut tidak kabur, Kamu perlu memastikan apa yang dicari dan produk atau jasa apa yang dibutuhkan. 

Contoh format chat yang bisa digunakan yaitu, “Halo, Kak. Saya dari toko X. Bagaimana kabarnya? Saat ini produk XXX sedang ready stock. Jika cocok dengan kepribadian Kakak, silakan hubungi Kami kembali.” Dari pesan tersebut customer akan merasa kalau diperhatikan. 

7. Tidak Memaksa atau Menekan

Berikut ini kunci utama dari melakukan follow up. Kirimkan pesan WhatsApp dengan kalimat yang natural dan tidak terkesan memaksa. Memang tujuannya untuk closing secara cepat. Tapi jangan sampai memaksa, karena customer akan merasa tidak nyaman. Malah-malah nomormu bisa diblokir. 

Selain memperhatikan waktu, pilihlah kalimat yang tepat. Hindari penggunaan pertanyaan negatif, seperti “Kakak jadi beli atau tidak?” Calon pembeli yang tidak nyaman pasti akan membatalkan pesanan. Bukan itu saja, reputasi tokomu juga dicap buruk dan tidak menghargai customer. 

9. Ucapkan Terima Kasih

Etika penting lainnya dalam bisnis online adalah mengucapkan terima kasih. Setiap akhir pesan follow up, jangan lupa mengucapkan terima kasih. Entah customer nantinya melakukan pembelian atau tidak. Cara ini juga menjadi upaya untuk menghargai calon pelanggan. 

Demikian penjelasan cara follow up customer lewat WhatsApp yang baik dan benar. Kamu harus memilih waktu yang tepat dan menggunakan kalimat yang sopan. Pahami kebutuhan masing-masing pelanggan agar Kamu bisa memberikan penawaran yang tepat, sehingga transaksi cepat terjadi.